臨時加一餐：即日到會先確認菜單，再決定外送或自取

下午才知道晚上多了一批人吃飯，先別逐款挑選理想菜式。把用餐時間、人數和場地交代清楚，並說明這是完整晚餐，還是原有餐點的補充；兩者需要的主食與派發方式不同。再分開寫出希望收餐的時段，以及再遲便無法使用餐點的時間。後者是你安排活動的界線，不是商戶已承諾的送達時間。這樣查詢，對方才有足夠資料判斷出餐與交收能否配合，而不是只答覆某款套餐仍在網頁上。

查閱即日到會的服務背景時，可以把問題集中在「今天這個時段實際可做哪些菜、各有多少份、何時可交收」。先取得可供應清單，再從中選擇，通常比拿着一整套指定菜單逐項詢問更容易作決定。若只有部分內容可做，就看是否足以構成一餐，而不是把缺貨項目無限換成另一款。服務頁是急單查詢入口，不代表你的日期、人數和交收時段已獲接納。[3]

例如原本只是會議後的小食，後來改成同事留低吃晚飯，應先補足主食，再考慮甜點和飲品，不必維持原來每種小食都要有的想法。由一位負責人整合人數，給商戶一個明確版本；仍未答覆是否出席的人，可另設加餐方案，不要反覆改動整張訂單。詢問時也約定何時需要得到可行性回覆，超過自己可等待的界線便啟動其他安排，避免每隔幾分鐘重問一次，卻一直沒有真正的決定。

有了可供應清單，下一步不是選最多款，而是減少現場還要處理的工作。沒有足夠枱面和分食工具的辦公室，可以問能否按人分裝；有座位且有人協助分菜的家居聚餐，才比較共享拼盤。個別餐盒方便逐份核對，但每份內容與食量是否合適仍要詢問；共享盤可以讓大家自行取用，卻需要騰出擺盤空間，也較難知道最後加入的人還有沒有足夠主食。形式沒有高低之分，關鍵是當晚誰能派發和收拾。

把要求分成不能改與可以改兩組，能減少來回議價和換菜。不能改的可能是必須有主食，或餐點要適合沒有煮食設備的場地；可以改的則是配菜種類、是否分開送飲品，以及裝飾方式。請商戶按實際可做的份量說明，不用「夠一班人食」這類模糊答覆代替數量。若同意替換菜式，連帶核對分裝數、醬汁和用具是否變動，避免名稱換了，派發安排卻仍照舊。

需要另外翻熱才可食用的餐點，要先確認場地設備與所需處理方法，別在急單中順手假設辦公室微波爐能一次處理所有食物。冷食與熱食也不宜為了省空間而全部混放；食物安全中心建議外送冷熱食物分開放在隔熱容器，熱食保持攝氏六十度以上，冷食攝氏四度或以下，收取後盡快食用。[1] 若現場無法配合所需存放條件，就縮小這類餐點的比例或改選其他形式，不要把早送到等同於早準備好。

外送可減少有人離場取餐的需要，但地址正確仍不等於交收安排完整。大廈門外、地下大堂和樓上活動室是不同位置，涉及能否停靠、保安是否准入、升降機與搬運。把實際接收點和前往用餐區的最後一段路分開說明，再問由誰完成搬運。若只能在地面接收，主辦人便要預備人手與承托工具，不要到車到門口才發現接收人仍在會議室，亦無法獨自搬走全部餐盒。

比較到會外送服務時，應以你的訂單逐項問清楚交收位置、可安排的時段、相關費用和未能即時接收時的處理方式，而不是只看「送到指定地點」幾個字。[4] 把樓層、入口名稱及接收人的聯絡安排放在同一份資料內，並確認商戶收到的是這個版本。收餐時段也要留出核對餐點和搬上樓的時間；用餐一開始才到地下交收，即使運送沒有延誤，現場仍未能立刻開餐。

若當日遇上雨天、入口封閉或大堂限制，先向場地核實可使用的接收位置，再把更改送交商戶確認。不要只在參加者的聊天群組改地址，也不要未經同意就請送餐人改往另一座大廈。外送途中發現預計時間有變，可問目前在備餐還是已出發，以及下一次可更新的時間；這些資料比一句「盡快」有用，但仍不是準點保證。只有新位置與時段得到雙方清楚回覆，才把現場人手安排跟着調整。

如果外送時段未能配合，自取可以列作另一個方案，卻不是自動更快。完整行程包括前往取餐點、找到入口、等候交收、點收裝箱，再返回場地和卸下餐點。地圖上的行車時間通常沒有替你計入這些工作。先問餐點何時實際備妥，才決定取餐人何時出發；過早到達只是把等候移到取餐點，也可能令活動現場少了一位本來需要的協助者。

查詢到會自取時，請商戶就這張訂單提供可取日期與時段、完整地址、入口或樓層、取餐憑據，以及箱數和大概體積，再核對自己的交通與承載能力。[5] 別單憑網頁的門市介紹就出發。消委會曾記錄平台提供自取選項，實際餐廳卻不設門市而令客人無法取餐的個案；這不代表其他商戶有同樣問題，但說明自取位置值得在落單前重新確認。[2]

餐點較多時，不要只計是否有一個人得閒，也要問一人是否搬得動，以及車內能否平穩放置。確認商戶提供甚麼包裝及所需運送條件，途中避免順道辦其他事情。自取帶來的是自己安排交收行程的責任，並非食物可以不理溫度地久放；冷熱分開與盡快食用的原則仍然適用。[1] 若需要調走唯一能佈置餐桌的人，或返程時間高度不確定，就未必比外送更適合這次聚餐。

菜單與交收都可行後，才把它們合併成一份待確認訂單。內容至少寫明日期、菜式與數量、分裝方式、餐具是否包含、實際總費用、付款安排、交收時段和接收位置。費用要看完整訂單，不只比較套餐名稱旁的一個數字；如果另有運送或搬運項目，請對方列明。直接向商戶訂購時，也要問哪一步代表正式接單，以及未能供應時會怎樣處理，不要自行把已讀訊息當成答允。

付款之前再核對一次，付款之後保存付款紀錄及商戶確認內容。消委會建議平台訂餐者保留點餐內容與預計送達時間的截圖，並留意「已接單」和「已出餐」等狀態；已開始備餐後取消，可能不獲退款，取消亦可能令訂單無法恢復。[2] 直接到會訂單的條件要向商戶確認，不能把平台規則當成通用條款。尤其別因另一個方案看似快一點，便在未知道原單狀態時同時取消和重訂。

若確認後有人提出增加餐盒或改成自取，把更改寫成清楚的一次請求，要求商戶回覆受影響的數量、費用與時間。沒有新回覆前，不能假設原訂單已自動更新。可以由負責人整理成「最後確認內容」再請對方核對，避免兩位同事分別付款和改地址。這份文字也供接收人使用，使他不用翻完整段聊天紀錄，便知道應收多少箱、甚麼餐點，以及遇到數量不符時找誰協調。

餐點到達前，先選好可以暫放和核對的乾淨位置，不要把仍未點收的餐盒直接交給輪候的參加者。由一人核對訂單，另一人協助搬運或佈置，能避免所有人一起開蓋卻無人記得原有數量。接收人應有最後確認內容，知道飲品、醬汁與餐具有沒有另箱。若要由地下搬上樓，先安排好門禁和升降機，不把大量食物留在無人看管的大堂，再逐袋搜尋缺少的用品。

點收時先看品項和數量，再看容器是否有破損、滲漏或明顯異常。有遺漏或食物傾瀉，先拍照並保存收據，盡快聯絡提供餐點的一方；消委會亦提出同類紀錄建議。[2] 不要把有疑問的餐點混入正常餐點後才追問，也不要用重新擺盤把破損情況掩蓋。接收時間可以記下，方便描述經過，但它並不能單獨證明餐點在此前的備餐和運送過程一直符合溫度要求。

核對後按實際用餐流程派發，冷熱餐點保持分開，未開始用餐前依所需條件存放。食物安全中心指出，外送安全有賴食物業、運送方和消費者配合，收到食物後應盡快食用。[1] 如果會議仍未結束，又沒有合適存放條件，應把這個限制在訂購時告知商戶，調整交收或餐點安排，而不是把所有餐點提早開蓋放滿枱面。也把食用時間通知參加者，避免有人把分到的餐盒放在座位旁，留待很久之後才吃。

急單應有一個不依賴理想情況的退路。若只是原有晚餐不夠，可以先照原計劃開餐，另為新增的人安排可取得的補充餐點；若整餐仍未獲接單，便先確認其他實際可行的供應，而不是預告所有人某時一定有飯吃。把轉用其他安排的決定時間設在仍來得及行動的位置，並交由一人判斷。自取可列作備選，但只有取餐點、備妥時間和交通都確認後，才算真正可執行。

已接單後有延誤，先分清是未備妥、等候運送，還是到達後無法交收，再按問題找相應的人處理。若畫面顯示訂單已完成但現場未收餐，不要直接當作送失或重買一整餐；消委會建議即時向平台與接單餐廳查詢備餐及送餐狀況。[2] 直接到會也可用清楚的訂單內容向商戶查詢，說明尚未收餐的事實，要求更新位置或處理安排。任何取消、轉自取或改址，仍需確認原單會如何處理。

向參加者更新消息時，說明目前已確認的內容與下一個安排即可，不把估算重新包裝成承諾。例如可以說餐點仍在準備，先開始不需用餐的活動，或讓需要提早離開的人選擇其他餐點。主辦人同時保留原訂單、後續更改及實際交收紀錄，以便有問題時交代清楚。臨時加一餐的目標是讓人能吃到合適份量，也讓交收做得到；菜單少幾款，往往比一張未被接受的豐富菜單更有用。